Erfaringer fra forprosjektet: Slik la IP Huse grunnlaget for nytt ERP-system

Bakgrunn: Hvorfor forprosjekt?

Valg av ERP-system er en strategisk investering. Forprosjektet hos IP Huse hadde som mål å kartlegge eksisterende prosesser, involvere prosesseiere og vurdere aktuelle systemer og leverandører. Gagn Consulting har bistått med rådgivning og strukturering av prosessen, og bidratt til at IP Huse har fått et solid beslutningsgrunnlag.

Slik jobbet vi – prosess og metode

Arbeidet startet med kartlegging av dagens prosesser og systemer, inkludert vurdering av historikk og integrasjon mellom gamle og nye løsninger. Referansesjekk og dialog med liknende bedrifter ga verdifulle innspill. Workshops og møter med leverandører bidro til å avdekke muligheter og begrensninger, og en tydelig RFI (Request for Information) sikret effektiv utvelgelse.

Noen erfaringer fra vår side

“I forkant av dette forprosjektet, så hadde IP Huse hatt en omfattende gjennomgang hvor egne prosesser ble kartlagt og dokumentert i styringssystem. Selv om en ERP implementering alltid gir gode muligheter for prossessforbedring, så bidro dette til et veldig godt utgangspunkt der alle involverte hadde god oversikt over forretningsprosesser”

Seniorrådgiver Egil Sunde, Gagn

Gjennom hele prosessen har det vært løpende oppfølging og involvering av nøkkelpersoner fra IP Huse, med støtte fra Gagn. Dette har vært avgjørende for å sikre eierskap og forankring. I tillegg er det alltid rom for noen betraktninger om samarbeidet i seg selv:

«Det har vært skikkelig kjekt å få jobbe sammen med I P Huse. Det er et helt spesielt miljø der ute – mye erfaring og kompetanse samlet på ett sted, og folk som virkelig bryr seg om både bedriften og hverandre.

Det som overrasket meg mest, var hvor åpne de er for å tenke nytt. Mange har vært der i 20–30 år, men det er ikke mye “sånn har vi alltid gjort det”. De tar gjennomtenkte valg, er nysgjerrige på nye måter å jobbe på og opptatt av å rigge seg for neste generasjon også. Det sier nok noe om hvorfor de har lykkes så lenge.

Og så er det bare utrolig trivelig å være der – man føler seg fort som en del av "familien"

Seniorrådgiver Mariann V. Reite, Gagn

Et solid grunnlag for videre arbeid

«Prosjektet har gitt IP Huse et godt grunnlag for valg av ERP-system. Prosessen har vært effektiv og konsis, mye takket være bistand fra Gagn. Erfaringene fra forprosjektet gir verdifull innsikt til videre arbeid med implementering og endringsledelse», sier Morten Hopland, CEO i IP Huse.

Erfaringer og læringspunkter fra IP Huse

• God intern forberedelse og erkjennelse av behov for endring har vært en suksessfaktor

• Tydelige roller og prosesseiere har bidratt til effektiv prosess

• Trygghet for investeringer og god involvering av ansatte er viktig

• Tidlig migrering og forståelse av omfang anbefales for å sikre god overgang.

Noen generelle anbefalinger når det gjelder ERP-anskaffelser

• Avgjørende med tett involvering av prosesseiere og nøkkelpersoner

• Prioriter god kommunikasjon og statusoppdateringer underveis

• Start tidlig med migrering og planlegging av endringsprosesser

• Sikre at leverandører tydelig kommuniserer fordeler og ulemper ved sine løsninger

Vil du vite mer om hvordan Gagn kan bistå din virksomhet i valg og implementering av ERP-system? Ta kontakt – vi deler gjerne våre erfaringer!

‍