HjemTjenesterKonsulenteneBloggKontaktBli en av oss

Vurderer du nytt ERP-system?

 
Forfatter: Eirik Nilssen

Her er noen gode råd og anbefalinger som vil være nyttige å ta med seg når man vurderer å starte en ERP reise

ERP i fokus

Det er stort fokus på digitalisering om dagen. I denne sammenhengen snakkes det mye om spennende teknologier som digitale tvillinger, Internet of Things (IoT), maskinlæring, Big Data og digitale forretningsøkosystem. Du vet: sånt som vi teknologer liker veldig godt å snakke om.

I virkeligheten sitter dessverre mange bedrifter på teknologisk gjeld, som kan stikke kjepper i hjulene for de spreke fremtidsplanene. Svært ofte er en stor del av denne gjelden knyttet opp mot styringssystemene i forretningen, som gradvis har blitt foreldet og råtnet på rot. Det er vanskelig å drive digital endring om man ikke klarer å føre en faktura mot riktig prosjekt eller innkjøp ikke kan stole på lagerbeholdningen. For å bruke en metafor: Det hjelper lite å pusse opp resten av huset hvis grunnmuren smuldrer.

Styringssystemene er selve grunnmuren i bedriften. Dette er systemene som sørger for at verdikjeden fra ordre til utfakturering er strømlinjeformet, effektiv og formålstjenlig. Det kan dekkes av et regnskapssystem med tilhørende (og forhåpentligvis integrerte) programmer for fakturahåndtering, lønn, prosjektstyring, lager og produksjon – eller det kan være samlet i ett felles system som går under betegnelsen ERP. Enterprise Resource Planning, eller virksomhetsstyring på godt norsk.

Vi i Gagn har de siste årene hjulpet mange bedrifter med å velge riktig ERP-system og bistått i implementering av disse. Vi kjenner til de aller fleste aktuelle systemer fra smått til stort tilgjengelig i det norske markedet og vi har gode relasjoner med mange av leverandørene og implementasjonspartnerne. Dette har også gitt oss veldig god innsikt i hvordan landskapet har endret seg de siste årene, hvordan anskaffelsesprosessene helst bør kjøres og hva som er kritiske suksessfaktorer for at bedriften din skal lykkes med et ERP-prosjekt.

 

ERP – da og nå

Tiden da man leverte fra seg et Excel-ark med 1000 detaljerte krav, og ventet i et år på at leverandøren skulle skru sammen en tilpasset løsning til bedriften din er heldigvis over. I dag anskaffes så å si alle relevante ERP-systemer som skytjenester og Software as a Service (SaaS) modell der bedriften betaler en sum pr. måned pr. bruker. Dette har mange store fordeler: systemet driftes og videreutvikles av selskapet som har utviklet det, systemet er alltid oppdatert og det kreves ingen driftskompetanse internt hos kundene.

MEN – det betyr også at implementasjonsprosjektene ser helt annerledes ut enn tidligere. Bedriftene må nå jobbe tett sammen med implementasjonspartneren gjennom hele prosjektet for å konfigurere en standardløsning til å passe deres behov. Dette leder til et av de viktigste punktene i vår ERP-filosofi: Bedriften må etterstrebe en pragmatisk tilnærming til egne prosesser og heller adoptere og konfigurerer systemets standardiserte prosesser enn å  skru «spesialløsninger». Sistnevnte er en stor kostnadsdriver og vil gjøre systemet mer krevende å vedlikeholde i lengden.


Valg av system og partner

Vi anbefaler å kjøre en dialogbasert metode ved valg av system og leverandør. I våre prosjekter starter vi alltid med å analysere bedriftens verdikjede, se på de vanligste prosessene, avdekke dagens utfordringer og identifisere forbedringsmuligheter. I enkelte tilfeller opplever vi at fremtidsbildet for virksomheten er noe uklart og at det er behov for å gjøre strategiske avklaringer før vi går videre i prosjektet. Summen av dette arbeidet danner en informasjonspakke vi benytter som underlag i dialog mot mulige leverandører.

Valg av leverandør og implementasjonsparter er kanskje det viktigste valget man gjør i et ERP-prosjekt. Har de den riktige kompetansen i de riktige folkene til å skjønne bedriftens behov? Har de en pragmatisk og kostnadseffektiv tilnærming til design av løsningen? Har man rett og slett godkjemi med teamet? Fremstår de som en partner man kan  samarbeide med de neste 5 – 10 årene? De fleste systemer oppdateres mange ganger i året, og man MÅ være med på dette løpet. Da er det viktig å ha en god samarbeidspartner som gir råd om nye muligheter og funksjoner som blir tilgjengelig i plattformen, og hvilke endringer man må gjøre internt.

 

Prosjektetsfaser

En total ERP-prosjektplan er omfattende og detaljert, men vi ønsker å gi en overordnet forståelse for fasene i et slikt prosjekt.

Strategi og modning:

Bedriftens ledelse må være omforent i erkjennelsen av behovet for nytt system og innforstått med omfanget av å starte et slikt prosjekt.

Forprosjekt:

Internt prosjekt for å kartlegge nå-situasjonen, beskrive krav og ønsker, samt definere fremtidsbildet. Utvelgelse av mulige system og partnere, samt gjennomføring av selve valgprosessen. Resulterer i foretrukket system og leverandør med estimert budsjett og omfang. Fasen krever beslutning om å igangsette neste fase sammen med valgt leverandør.

Analyse og design:

Dette er leverandørens forprosjekt til implementasjonen, der all informasjon som behøves for å definere design og konfigurasjon av systemet senere skal graves frem. Svært ressurskrevende for bedriften, mange workshoper skal gjennomføres. Resulterer i design av løsning og endelig budsjett. Kontrakt for selve implementasjon skal signeres så overgang til neste fase krever vanligvis en styrebeslutning.

Implementasjonsfase (Design, konfigurere, teste):

Her blir selve løsningen skrudd sammen basert på tidligere arbeid. Iterativ prosess med agil prosjektmetodikk har blitt vanlig. Leveranseteamet i denne fasen består av leverandørens og bedriftens ressurser i tett samarbeid. God prosjektledelse fra begge sider av bordet er kritisk.

Test og GO-LIVE:

Ende-til-ende-testing av hele systemet, der alle prosesser utføres. Oppdatering av opplæringsmateriale og gjennomføring av opplæring for hele organisasjonen. Siste deler av datamigrering sluttføres. «Rødalarm» i bedriften når systemet går på luften og påfølgende uker. Ting går sjeldent knirkefritt.

Anvendelse:

Prosjektorganisasjon er typisk mobilisert i 4 -6 uker etter systemet er i drift. Forvent en god del støy og merarbeid før situasjonen stabiliserer seg. Husk også at med de nye skybaserte ERP-løsningene kommer det stadig oppdateringer og nye muligheter, dette betyr at bedriften må etablere et godt regime for ERP-eierskap. Det er normalt å gjøre noen justeringer på arbeidsprosesser og rutiner etter at organisasjonen har fått mer erfaring med det nye systemet.

Før dere begynner

Avslutningsvis vil vi nevne noen helt kritiske suksessfaktorer for å lykkes med et ERP-prosjekt i 2021:

  • ERP er et forretningsprosjekt, ikke et IT-prosjekt.
  • Prosjektet må være solid forankret i ledelse og styre og det vil kreve mye av bedriften.
  • Bruk god tid på forprosjekt og valg av system- og implementasjonspartner. Dette vil dere få igjen for når hovedprosjektet begynner.
  • Dedikerte ressurser fra de forskjellige funksjonene er å foretrekke, men sørg som minimum at det settes av 50% tid hos nøkkelressurser til prosjektet. Tommelfingerregelen er at bedriften må minst matche leverandørens timeantall 1:1.
  • En erfaren prosjektleder gjennom prosjektets levetid er alfa og omega.
  • Vær pragmatisk. ERP-systemene er et resultat av årevis med utvikling og en stor kundebase; sjansen for at bedriften din kan tilpasse seg en av standardprosessene i systemet er stor. Dette sparer tid og penger.
  • Ikke undervurder behovet for endringsledelse og opplæring.
  • Vasking og migrering av data fra de gamle systemene tar mer tid enn man tror.

 

Ønsker bedriften din bistand, kan Gagn hjelpe i alle faser av et ERP-prosjekt. Vi har erfarne konsulenter som kan bistå i tidlig modenhetsvurdering, i forprosjekt samt prosjektledelse gjennom implementasjon og driftssetting. Vi stiller også gjerne opp for en uforpliktende prat eller holder seminar om virksomhetsstyring til ledergruppen.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Eirik S. Nilssen
Seniorrådgiver
+47 996 28 333eirik@gagn.no

Flere artikler fra bloggen

Bistand digitalisering Artec Aqua

Gagn bistår Artec Aqua AS med utvikling og realisering av omfattende digitaliseringsstrategi

Robotisering av verdikjede for Wonderland

Wonderland har produsert senger på Åndalsnes siden 1969 og er en av Skandinavias ledende merkevarer innen senger og madrasser. Wonderland fokuserer på å forstå menneskets behov for søvn og hva kroppen trenger for å kunne restituere godt.

Prosjektledelse av NCE iKuben sin arbeidsgruppe for informasjonssikkerhet

NCE iKuben er et nasjonalt kompetansesenter for innovasjon og omstilling, med særlig fokus på digitalisering, bærekraft og forretningsmodeller. Klyngen er tverr-industriell og bedrifter innen produksjon, teknologi, akademia, FoU og offentlig sektor deltar. iKuben har etablert arbeidsgrupper og fagforum for sine deltagerbedrifter.

Optimalisering og videreutvikling av nytt forretningsområde for AS Spilka Industrier

Spilka ble etablert i 1933 og er i dag blant verdens ledende leverandør av komplette systemløsninger for produksjon av utadslående vinduer. Spilka tilbyr en omfattende portefølje av markedsrelevante systemløsninger til produsenter av vinduer og dører globalt.

Gagn bistår Documaster AS med IT prosjektledelse.

Documaster leverer NOARK5-baserte arkivløsninger og bistår kunder med arkivfaglig rådgivning, arkivering og journalføring samt migrering og avhending av historiske fagsystemer. I tillegg gjøres store mengder med digitalisering av historiske arkiv samt integrasjoner til ulike fagsystemer.

HUFA brukte Gagn til ISO 9001 sertifisering

Hufa Luefabrikk AS har fått hjelp av Gagn til å utvikle et ledelsessystem for kvalitet og har fått dette sertifisert etter ISO9001:2015 standarden.

Sanntidssporing av fysiske eiendeler kan optimalisere din virksomhets forvaltning, drift og vedlikehold.

Hvor satte du den fra deg? Hvem brukte den sist? På store arbeidsplasser kan det fort bli mye bortkastet tid på leting. Men, tenk om du kan følge med på et kart hvor tingen er akkurat nå og i hvilken etasje og område eller geografisk plass?

Prosjektledelse for Norwegian Rooms

Norwegian Rooms® har engasjert Gagn v/Gry Helene Stavseng til å være prosjektleder i gjennomføringen av en spisset mobilisering på to definerte samarbeidsområder høsten 2020.

MS Teams Introduksjon

Microsoft tilbyr nå Teams gratis i disse hjemmekontor-tider.

Gagn Accounting skifter navn til Rekna

Navnebyttet henger sammen med at selskapet relanseres med ny profil og satser mot å bli en ledende leverandør av moderne regnskapstjenester i regionen.

Industriell-IoT og Forbruker-IoT - Mulighetene er mange!

I Gagn er vi like opptatt av industriell-IoT som forbruker-IoT. Noen av de største aktørene i verden har allerede "gått smart" og kjemper for å lansere det mest innovative produktet eller systemet. Så hvorfor blir penger som de bruker på sensorer og tilkoblet teknologi sett som en investering?

GDPR kort fortalt

GDPR er de nye reglene for personvern i EU. Reglene er i all hovedsak opprettet for å hindre misbruk av sensitive personopplysninger og utdypende personopplysninger.

Frokostseminar om GDPR 5. april kl 09:00

De nye reglene for personopplysningsloven og GDPR som trådte i kraft sommeren 2018 handler i stor grad om gode holdninger og rutiner for hvordan man behandler sine ansatte og kunders personopplysninger.

Ny dekning for Tingenes Internett

Nå har Telenor åpnet 4G-nettet for tingenes internett. IoT på 4G gjør det mulig for «ting» å kommunisere via Telenors eksisterende 4G-nett.

Forbedre kundereisen med IoT

Når The Economist sier: «verdens mest verdifulle ressurs er ikke lenger olje, det er data», er det alvor for oljelandet Norge.

Gagn – Din partner i optimalisering av verdikjede

Med flere år som rådgivere i organisasjoner med produksjon og tjenester opplever vi at flere ser behov for å effektivisere sin verdikjede. Den enkelte bedrift sin verdikjede har stor variasjon i både antall og type prosesser, men problemstillingene har store likheter, på tvers av bransjer.

Cyber- og informasjonssikkerhet i Møre og Romsdal

Bekymringen for trusselen fra cyberkriminalitet øker stadig, og vi ser at et stort antall virksomheter har vært utsatt for cyberhendelser i løpet av det siste året.

Vil bedriften din lære mer om innendørs sanntidslokalisering?

Gagn, ÅKP og NTNU arrangerer Hackathon i Ålesund den 21.03 og temaet er innendørs sanntidslokalisering.

IT-outsourcing til lavkostland

Outsourcing til lavkostland er et svært relevant tema innen IT, både for tradisjonelle drifts- og supporttjenester, men i større og større grad også innen utvikling og kodeproduksjon. Gjennom 12 år med prosjektledelse innen IT har Gagn Consulting mye erfaring innen dette temaet, og det er betimelig å komme med noen tips og innspill til våre kunder og interessenter, som kanskje vurderer dette i en eller flere sammenhenger.

Hvorfor bør din bedrift ha en økonomisk helsesjekk?

I både gode og dårlige tider kan det være hensiktsmessig for en virksomhet å ta en skikkelig gjennomgang av sin økonomiske status. Dette er noe vi anbefaler ethvert styre eller daglig leder å gjennomføre minst en gang i året slik at man kan ligge i forkant av de endringer som kan være nødvendig for å gi bedriften bedre soliditet.

iKuben tildelt NCE-status

iKuben fekk måndag 16. oktober status som Norwegian Centre for Expertise (NCE). Som ei av medlemsbedriftene stiller vi i Gagn oss med glede i den lange køa av gratulantar.

Norsk IoT innovasjon

Se hva norske bedrifter har utviklet gjennom anvendelse av IoT-teknologi.

Hvilken IoT tilkoblingsteknologi skal vi bruke?

Tingenes internett (IoT) er utvilsomt fremtiden for norske bedrifter, men hvilket tilkoblingsteknologi skal man velge for sine produkter?

IoT-søppelbeholdere er smart(by) i praksis!

IoT-baserte Sensorer sørger for korrekt tømming og fulle lass.

Her kan du se IoT i praksis!

Vi har samlet noen prosjekter som nettopp har anvendt seg av IoT teknologi, slik at du får en enklere forståelse på hva IoT innebærer og hvordan det fungerer i praksis.

Gagn med omtale på Nett.no

Her kan du lese hva Nett.no skrev om Gagn sin IoT satsing.

Hvordan påvirker «IoT» bedriftens ERP-løsning?

Med nye trender som IoT, robotteknologi og økt automatisering i industrisektoren, utvikles programvaren kontinuerlig for å holde tempoet.